采购单指定结束

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　　在采购管理工作中，若想一点意外都没有发生，是不可能的。有时候，总会发生一些用户难以控制的情况，如客户突然
取消订单、或者生产部门调整生产计划、或者供应商突然中断送货等等，遇到这些情况，采购也没有办法控制，更加无法预
测，只能事后采取一些弥补措施。为了解决这些情况，ERP系统提供了采购单手工指定结束的功能。
　　一、采购系统自动判断结案的标准
　　按照正常的操作情况，采购单会自动判断结案情况。采购单上根据采购数量与备品数量等数据，会计算出一个应收数量，
而根据这张采购单的入库数量，则会计算出一个已收数量，当已收数量大于等于应收数量时，则系统会认为这张采购单已经
收完货，这张采购单结案了。结案了的采购单，在供应商入库单作业中，将找不到这张采购单，用户也就无法根据这张采购
单生成入库单。
　　从此处，我们也可以看到，在入库作业时，若有采购单，则一定要根据采购单生成入库单或者在入库单中指定对应的采
购单据，否则，ERP系统就不会自动更新已收数量，采购系统也就不能自动判断，这张采购单是否已经结案。
　　在这里，还要注意一个问题，就是第一次送货时，就超送。这种情况下，ERP系统是允许的。如采购单的应收数量为1000
套，但是，供应商若第一次就送来了1100套，则若系统中没有设置超收的限制，则1100套在ERP系统中，用户可以照单全收;
但是，若供应商第一次送来1000套，用户在系统中入库，第二次供应商再送来100套时，因为采购单已经结案，这100套在系
统中，也就无法入库。
　　二、手工指定结束的常见几种应用
　　正常情况下，已收数量会大于或者等于应收数量，即采购系统中的采购单可以自动结案，但是，会发生一些特殊的情况，
使得已收数量在没有达到应收数量的情况下，采购单已经结案了。遇到这种情况，用户要手工的指定结案。
　　这步操作是必要的，若用户把本应该指定结案的采购订单，没有制定结案，则未结案的采购订单会越来越多，未结案的
采购订单跟本来应该结案的采购订单混在一起，很难区分，管理起来也容易出错。所以，当用户遇到以下情况，需要对采购
单进行指定结案的时候，用户还是需要动动手指，把采购单指定结案。
　　1、采购尾数
　　如有时候采购单上需要1001个零件，但是，采购单实际送来的只有1000个。一般情况下，企业是不允许如此的，因为来
了1个零件，对生产就会造成影响，少1个零件，生产订单就无法及时完工。可是，若这个材料还有库存，或者企业的生产模
式不适按单式生产、而是库存式生产，则就有可能允许供应商只送1000个零件。当然，在结算应付帐款时，也是以1000个材
料为基础，计算应付帐款。也就是说，以原材料入库单的数据为基础，而不时以采购单的数据为基础。
　　现在的问题是，应收数量为1001个，但是，企业实收数量为1000套，系统在判断时，会认为已收数量没有达到或者超过
应收数量1001个，系统的采购订单单据就不会触发自动结案动作，即系统会认为这张采购单还没有结案。
　　遇到这种情况，用户只能够手动对这张采购单进行结案。
　　遇到这种类型时，就是要注意判断，这个尾数是否允许供应商不送了。有些情况下，虽然供应商送货只差了一个，但
是，企业可能是接单生产，这个材料没有库存，一定要供应商送齐;或者其他的原因，企业要让供应商按单足量送货时，那
就不能指定结案。若此时盲目的把这张采购订单结案的话，则若后来供应商真的送货来时，系统就无法入库，而且，采购
员也就无法追踪。
　　也就是说，此时，最重要的是企业要根据实际情况去判断是否允许供应商不足额收货，这个判断的权力要交给谁，谁来
进行这个判断最合适，最准确，这是企业要考虑问题。
　　2、备品没有送齐
　　若采购单中应收数量为1001套，但是，根据物料需求计划计算出来的需求量为1000套，多出来的1套是备品的数量。此
时，供应商送过来1001套时，1000套要收钱，而备品数量1套不用收钱。企业当然系统，供应商能够足额送齐备品，即供应
商送1001套材料。
　　但是，这1套毕竟也是钱，供应商能不送就不送。所以，虽然采购单中明确需要1001套材料，但是，供应商可能只送
来1000套。但是，系统考虑应收数量时，是把备品考虑进去的，即采购单上的应收数量为1001套;此时，若供应商送来1000
套材料，ERP系统供应商材料入库时，只收了1000套，即采购单上的已收数量，更新为1000套，已收数量没有达到应收数量
的水平，采购单就无法自动结案。
　　这种情况，处理起来比较复杂。要根据企业的备品管理方案结合起来考虑。若用户的备品管理方案是必须足额提供备
品，则用户在入库时，要扣减备品的应收数量;同时，在采购单上就会出现尾数，此时，采购单就不能够制定结束，直到供
应商再送来备品为止。
　　而有时候，用户又允许，供应商不送备品。此时，采购员在入库时，就不应该先扣减备品的应收数量，而应该先更新正
常数量的扣减数量;而相应的采购单则也应该指定结案。不过，采购单在指定结案时，最好能够写明原因，如备品没有足额
送齐，经过批准采购单指定结案等字样，这是为了后续查询时，能够查明原因。
　　3、因销售订单取消或者生产计划调整，采购单取消
　　销售订单取消或者生产计划调整，这在企业中也是常有的事情。遇到这种情况，若采购单还没有下，则好办，只要把采
购计划调整一下就可以了。问题是，有些时候，用户已经下了采购单，此时如何办是好?此时，只好把根这张销售订单相关
的采购订单全部指定结案。
　　不过，在实际操作中，要注意两点，一是要把这种情况及时通知给供应商。有些企业遇到这种情况，为了安全起见，会
利用系统中的采购订单变更功能，通过采购变更单把订单取消掉，然后把采购变更单传真给供应商，传真以后，在采购变更
单上，敲上“已传真”的字样，表示已经告知供应商。这是为了保障企业订单取消的消息能够及时传达给供应商，防止因为
疏忽，而没有把这个订单取消的消息告知供应商，而给双方造成损失。
　　二是有些情况订单无法取消。如企业通知供应商订单取消时，对方已经开始生产或者已经准备出货，供应商不同意取消
采购订单。此时，企业有两种做法，一是照常收货，这个材料库存有企业自己来消化;二是企业不收货，企业赔钱给供应商。
前一种方法好处理，对ERP操作没有影响，后一种处理方式，就会有一个费用的产生。在采购订指定结案后，跟供应商确认
损失费用后，采购员要及时在系统中，输入赔偿金额。然后根据实际情况，要么立即赔偿，要么算入到当月的应付帐款总额中。
　　4、供应商送了一半货后，中断送货
　　有时候，数量多的时候，企业可能要求供应商分批送货。但是，有可能企业送了一半以后，供应商因为某些原因，终止
送货了。此时，采购员就要及时把这张采购单指定结案，并且，确认相关的损失费用，在当月的应付帐款中扣减。
　　三、按项目指定结案或者按订单指定结案，企业可以自己选择
　　如一张采购单中共需要采购三个原材料，但是，有可能因销售订单的取消，整张采购单都要指定结案;还有可能只结束其
中一个原材料，其他的仍然照常采购。也就是说，此时，用户要由两个选择，要么把整张采购单都指定结束，要么只指定结
束其中的某一项 内容。
　　一般ERP系统都支持这两种解决方式。
　　在指定结案这支作业的操作中，我觉得还需要强调几点：
　　1、指定结案的动作最好通过采购变更单进行。如此，是为了留下历史纪录，以方便以后查询。
　　2、指定结案时，最好在备注栏位内注明指定结案的原因。好记性不如烂笔头，有时候，适当的纪录还是有必要的。
　　3、指定结案有时候，可能会产生一些费用，有时候是公司赔偿给供应商，有时候，使供应商赔偿给企业，无论是谁赔
偿谁，最好能够在对应的采购单上注明，然后，根据此生成应付单据。如此，可以把各个单据都有机的联系在一起。无论
是查询，还是追踪，都会方便许多。