为什么不该取消会计的库存明细账？

cpmodel

在讨论某跨国连锁超市的现实案例(见本刊2007年第11期《ERP的致命通病：将会计边缘化》)后，我们接着从理论上分析，为什么ERP不该取消会计的库存明细账。有人认为：“ERP已经在流程上设置了各种审批和授权的控制，所以可以不要会计的后台平行监控，有仓库的一套账就够了”。但笔者认为，计算机系统在控制监督方面的能力恰恰是最不可靠的。现实情况是“硬件不硬，软件更软”：对硬件下手，用一根大头针放电或其他手段就可能使密码控制失效，回到出厂状态；对软件下手，输入一段代码，修改某些数据，也有可能打通相关的关卡!控制与反控制的双方，往往是“道高一尺，魔高一丈”。那一系列的流程控制也并非无懈可击。据报载，法国兴业银行交易员热罗姆·盖维耶尔在未经授权的情况下连闯银行“五道安全关”，获得使用巨额资金的权限，大量购买欧洲股指期货，最终给银行造成49亿欧元(约合71.4亿美元)的损失。调皮的计算机系同学打进一段代码，就能使实验室网络瘫痪，焦头烂额的管理员用的还不是最先进的网络管理系统？你只要在报上看一看，ATM取款机已经出了多少事；在网上查一查，还有哪家世界顶尖公司的产品没有被破密，就会相信此言不虚了。如果还有办法，谁不愿意做到万无一失呢？所以，“有仓库的一套账就够了”是很不负责任的、“忽悠”花了冤枉钱的外行用户的说法。?
　　虽然以上都是听来的软硬件高手的“肺腑之言”，作为非IT专业人士的笔者还是没有公开叫板计算机系统的底气和技能，只要知道它并非“神圣不可侵犯”就够了。回到我们熟悉的管理领域，需要知道的是有一系列的流程控制当然是好事，但即便如此，会计在资产保护方面的作用还是不可替代的。原因在于“人—机”系统占主导地位的是人，而人最大的毛病是会犯错误。例如，仓库管理员未能识别假的提货单而发货了，或者开销售单时金额正确而数量多加了一个零；或者是审批者未核实收款与否就在系统中授权了……诸如此类的错弊都可能发生，甚至可能迭加在一起同时发生。设计完善的资产保护机制应该是，当你对所有想得到的错弊行为都尽可能加以防范后问题还是发生了，仍有“第二道防线”来确保安全。而当前ERP在设计上的通病，便是少了这“第二道防线”。
　　取消会计库存明细账无法防范舞弊?
　　假设有一张销售提货单是假造的，仓库管理员未能识别出就发货了，提货单录入系统，这笔存货被扣除。单从仓库管理的角度来看，“账实相符”，一切正常。也就是说，依靠仓库管理系统的自身机制是无法杜绝此类问题的。那么在当前ERP下，会计能发现这一问题吗？ERP的设计特点是模块化，一般划分为总账、固定资产、销售订单处理、存货控制、应收账款、应付账款、采购订单处理和工资等八大块，会计人员掌管总账，有关的业务模块掌管明细账并在业务发生时自动生成只有金额没有数量的总账分录发送到总账模块。所以，此项业务销售模块向会计的总账模块发送“借记银行存款(应收账款)，贷记主营业务收入”的分录，仓库模块也向会计总账模块发送“借记主营业务成本，贷记库存商品”的分录。?
　　既然在ERP中，会计自身不设明细数量账，只能依赖仓库明细账的查询功能，而仓库账中确有其事，会计总账模块只好全接收了。其结果当然是在会计系统中，这笔业务没有“借记银行存款，贷记主营业务收入”的记录，却有“借记主营业务成本，贷记库存商品”的记录，这一票货说没就没了，其成本则混进其他已销售商品的成本中被掩盖起来，这就是“管货的也管明细账，只向会计报总金额”的直接后果。可见，ERP的设计者的思路是大有问题的!?

cpmodel

正确的做法应当是，财务会计也同时开设库存明细账，依据多联式原始凭证的“财务联”记账，进行数量与金额的双重登记，并与仓管员的仓库数量账相互核对，通过在实物数量上的“账账相符”(如有差异，应可以解释)来保证企业的资产完整。上述业务有两种可能：一是造假行为只局限于出货环节。假销售提货单是直接交到仓库去提货的，属盗窃行为，则会计手头不可能有原始凭证的“财务联”，在会计的库存账上当然没有任何记录。通过仓库存货账与会计存货账的明细数量比对，就能锁定这笔有差异的业务，进而采取追查报案、完善单据识别手段等措施来“亡羊补牢”。二是造假行为是系统性的，延伸到全套“多联式原始凭证”，其“财务联”也送到了会计手中，这就启动了复式簿记的“资产保护机制”了：如果是本期销售本期收现，那么与之对应的银行存款汇进了哪个账号，或者谁经手收取了现金？

　　如果是冲销已收的预收账款，单据上指明的客户在本公司账上是否确有预收账款余额？经手人是否得到该客户的授权委托？如果是赊销，单据上指明的客户是否通过了本公司的信用评估，从而可以将其欠款挂在应收账款上？经手人是否得到该客户的授权委托？为该笔出货配上对应科目也就是寻求对这些问题解答的过程，加上与相关客户的及时对账沟通，就能很容易地揭露出舞弊行为。这就是复式簿记在企业对外交易中所发挥的、难以绕过去的“保护资产”的作用。?

　A材料并设两套账的差异



业 务 说 明
仓管员的库存账
会计应保持的库存账

数 量
金额
数量
单价
借方
贷方
余额

1、采购进库，发票金额1 000元
1 000
1 000
1 000
1
1 000
　
　

2、分摊共同采购费用100元
　
　
　
1.1
100
　
　

3、被假的提货单冒领
-80
　
　
1.1
　
　
　

4、与供应商交涉质量获赔偿300元
　
　
　
0.8
　
300
　

5、某供应商寄存待验收的材料
500
　
　
0.8
　
　
　

6、材料销售，款已收，月末货未付
　
　
-100
0.8
　
80
　

7、其他品名出货错记在本品名上
-90
　
　
0.8
　
　
　

合　 计
1 330
　
900
　
1 100
380
720




　　取消会计明细账易导致账账不符

　　我们先从银行存款余额调节表的编制说起。银行对账单和企业银行存款账的两个余额可能不一致，因为同一笔款项会有一方已收、已付而另一方未收、未付，或某一方错记、漏记、重记的情况。查清后，调节表为双方分别补上己方未记的款项，改正单方错记、漏记、重记的款项，直至两个余额相符为止。这就说明，银行与企业的两套账具有重叠性或相似性，但在一定时点上两者之间又可能存在差异。编制银行存款余额调节表的过程，并不是去修改双方的账面记录使其一致，而是要达到“差异可解释”的状态。?

　　与此类似，仓库存货账与会计库存账之间当然也会有差异，原因如下：一是错误的业务处理。双方难免会发生单方的错记、漏记和重记。二是未达业务。会计和仓库在相同业务的处理上存在着“时间差”。如在月末“货已到，款未付”，仓库是一定要记录的；会计则由于发票等单据未到无法及时记录。三是主体差异。仓库管理员的实物保管责任，是以他能够控制的物理空间范围为限的，如上锁的库房和堆场等。其中，除了企业自有的存货，可能还有代管顾客未及提走的存货，暂管尚未通过验收的存货等诸多情况，这都必须构成仓库账的内容；而在会计的存货账上，只记录属于会计主体所有权的存货。两者之间因统计口径上的不同而形成“永久性差异”。四是制度差别。由于制度规定的不一致而引起的双方差异也时常发生。比如，会计上规定的原材料成本口径不仅限于发票价格，可能还要加上其他费用；而仓库对进货金额的记录只能依据发票价格，对于其他费用单据并不知情。再如，除了有数量也有金额的业务必须登记以外，会计还必须对只涉及金额不涉及数量的业务加以记录，如购货进仓后又收到供应商退回的折扣金额或因故补付给供应商的差价款等，这些业务金额都要调整相应的存货成本；而仓库只登记有实物进出的数量和金额，对上述业务无从得知，更不用说调整了。另外，“款已收，货未付”的未达业务在跨月时也有麻烦，会计核算要求当月必须结转销售成本，从而在账上立即注销相应的存货，无论是否已经发货：而从实物角度看，很可能这些存货根本还没有被提走，仓库当然还保持着原有的记录。五是舞弊行为。这往往单方反映在仓库记录上。?

　　由此可见，仓库和会计对于同一业务的记录脱节是极为正常的现象。甚至可以说，两者一致只是偶然的，两者不一致才是必然的。所以，最简明的方法当然是采用两套账分别记录，然后定期核对和解释差异。我们常说“账账相符，账实相符”，而“账实相符”是指仓库账要与实物数量相符，“账账相符”是指会计账与仓库账经过核对后，要达到“差异可以解释”的状态，如果有错弊，要及时处理。?

　　在表1中，我们以A材料为例，列举一些完全可能发生的、导致双方账面差异的业务，分别在仓库存货账与会计存货账中登记。请读者观察一下，从“故事开始时”的双方完全一致，到“故事结束时”的分道扬镳，差异是如何产生的。再试着设想，有什么格式能用一套账来同时满足两家的要求，就可以体会出ERP设计思想的荒唐了。?

　　需要强调的是，同审计一样，会计在企业职能中也应超然独立，只有这样才能有效履行保护资产的职能。在具体安排上，正是有意地通过“两账并设”来考察差异。才便于“后台平行监控”。所以，“业务财务一体化”是完全错误的、似是而非的口号。有人认为如此一来，会计人员重新录入数据的工作量会难以承受。但这并不能成为ERP取消会计明细账的理由，更何况，利用业务部门录入的数据，在会计人员审核无误后，自动转化为会计记账凭证，是完全可以做到的，而对账也可以自动进行。这部分内容将在以后专门讨论。

xadqdy001

{:2_44:}

sdjnrhqw

这个探讨的比较深，好