会计软件的业务处理过程

yong520

财务与业务综合应用方案，一般处理过程，如图所示。

图1   财务与业务综合应用方案
    在采购管理模块中输入采购发票，在应付款管理模块中核算该发票的款项。在采购管理模块中输入采购入库单，在库存管理模块中审核该入库单并登记出入库台帐，在存货核算模块核算采购成本。
    在销售管理模块中输入销售发票，在应收款管理模块中核算该发票的款项。在销售管理模块中输入销售出库单，在库存管理模块中审核该出库单并登记出入库台帐，在存货核算模块核算销售成本。
    在库存管理模块中填制各种出入库单，审核后登记出入库台帐。
    在存货核算模块中生成存货成本的凭证并传递到总账，还为成本核算模块提供原材料领料单。
在工资模块中输入工资变动原始资料，进行工资计算，并自动生成工资费用分配以及其他工资核算凭证传递到总账模块，还为成本核算模块提供人工费资料。
在固定资产模块中输入固定资产变动原始资料，对固定资产进行管理，并自动计提每月固定资产折旧额，同时自动生成固定资产变动核算凭证、折旧核算凭证等传递到总账模块，还为成本核算模块提供折旧费资料。
成本核算模块接收工资模块提供的人工费资料，固定资产模块提供的折旧费资料，存货核算模块提供的原材料领料单。在成本核算模块中计算成本，自动生成凭证并传递到总账，同时为存货核算模块提供入库产成品成本，
在应收账款模块中进行销售发票和收款处理，自动生成销售收入以及款项收回等凭证传递到总账模块；
在应付账款模块中进行采购发票和付款处理，自动生成采购和付款核算凭证传递到总账模块；
在总账系统中接收应收应付、工资、固定资产和存货核算模块生成的转账凭证，并直接输入其它凭证，审核确认后记账，可随时查询或打印总账、明细账、多栏账和日报表，月末进行银行对账、总账系统内部转账和结账。
    报表模块从总账中取数进行财务指标分析。现金流量表模块可以实现现金流量表的自动编制。
    财务分析模块从总账中取数进行财务指标分析，还可以在财务分析模块中制定各项支出费用等预算，在总帐模块中进行控制。
    决策支持模块可以从各个模块中取数，进行决策数据推算。
行业性单位和集团性公司通过行业报表模块，进行报表上报及汇总。
会计软件的运行过程
一、会计软件的初始设置
使用会计软件，首先要将其成功地安装在计算机的硬盘上，然后要进行的就是会计软件的初始设置工作。
会计软件初始设置也称初始化，是指将通用会计软件转化成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作。前者需要设置具体核算规则和方法, 后者需输入有关的基础数据。会计软件初始化是使用通用会计软件的的基础，是非常关键的一项工作。初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
一般地，会计软件的初始设置应该包括以下几步：
                 定义基础参数  → 设置处理规则  →   输入期初数据
1．定义基础参数与建账
基础参数设置也称业务处理控制参数，即设置会计业务处理过程中所使用的各种控制参数，规定业务处理控制要求。在会计软件中设置了参数后，就会在数据库中保存这些参数，以后使用计算机进行相应会计业务处理时，系统将根据保存的参数值，做不同的计算、存储、统计分析处理。
不同的企业，对于会计业务处理范围、会计核算的方式、数据计算的方法、会计文件输出的格式等的要求不尽相同，由于目前的会计软件已延伸到企业的全部资源管理，不同企业的业务流程更是千差万别。为使通用会计软件适应不同的企业会计业务处理的要求，可以通过设置基础参数来解决。
基础参数是软件为适应不同的用户需求而设计的一些开关。如有些用户可能需要对企业内部各个部门的预算进行精细的控制、严格管理；而有的则只需要进行一些粗放的控制、便于操作。这两种控制方法对于软件来说，实现方法是完全不同的，这时，软件设计者将两种实现方法都设计到软件中去。使用者只根据自己的需要选择相应的开关就可以了。这就是通用会计软件的所谓“最长流程软件设计，最佳选择组合应用”。通过一些灵活的配置，使软件的应用流程更加贴近使用者的需求。这样，既满足了不同用户的需要，当用户的业务模式发生了一些变化时，不需更换软件，只需更改某些基础参数的设置；又解决了软件的通用性问题。
基础参数的设置将决定会计软件的运行流程、业务模式、数据流向等，设定后不能随意更改。
建账就是完成会计数据库的建立，将按照会计软件所设计的模板数据库建立用户的数据库，实际上是完成了相当于手工方式下账本的准备工作。
2．设置业务处理规则
建立有关核算规则确定管理分析方法，如：设置会计科目、编制工资计算公式、编制报表取数和计算公式等。其中，重要任务之一就是建立会计字典。
会计字典，有些软件称之为档案，有些软件称之为目录，如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成会计数据的框架，是对会计信息进行分类的依据。由会计软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的。每一笔业务都可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，而一张发票可能含有客户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。按照数据库原理，我们可以对成批的会计记录分别以不同的会计字典为关键字进行分类和汇总。
建立会计字典就是构成计算机会计数据体系的框架，就象手工方式下要往新的账本上抄写会计科目，往来明细账上要抄写各往来单位名称一样，以便于下一步会计数据的写入。
目前，我国各行业的会计科目是有一定标准的，一些行业的商品也有标准的编码体系。有些会计软件就将具有标准的会计字典预置在数据库中，可以在建账时选择自己适用的字典，减少工作量。
3．装入初始数据
输入期初数据目的是完成手工账与计算机账的连接，使会计数据具有连续性。
（1）手工模式下会计数据的连续性
企业的经济业务是连续发生的，而会计核算则是按会计期间进行的，会计期间是人为划分的，以便于会计分析。大多数的会计账以年度为单位建立，当一个新的会计年度到来时，要用会计科目的期初余额和期末余额这两个数据将新旧会计年度的会计业务连接起来。如：2000年度到来时，财务部门首先要购买新的账本，建立2000年度的账簿，将1999年的总账、明细账等年末余额转换为2000年初余额，称之为年初结转，然后开始记录2000年的会计业务，使企业的会计业务具有连续性。
    （2）输入期初余额
期初余额的概念：由于企业的经济业务是连续发生的，在某一时刻，除非企业是刚刚成立，一切从零开始，否则其资产、负债及所有者权益都是具有一定的数量和价值的，这些记录在会计上称为即将开始的会计期间的期初余额，它恒等于上一会计期间的期末余额。在首次使用新的会计软件时，期初余额是指软件启用时间以前的科目总账、明细账、辅助账等余额。该余额包含新的会计软件启用以前，已进行了会计处理的所有业务信息，同时也包含了未进行会计处理的一些业务数据。
（3）期初余额输入后的校验
会计体系具有严密的完整性和科学性，它通过总账平衡校验、总账与明细账相符、明细账与各商品账及实物账相符的校验，来进行会计数据的验证，从而保证企业的会计信息准确、财产真实。如现金科目的余额应与企业实有库存现金一致，企业的银行存款科目余额与银行的实际存款余额（除未达账项之外）一致等。
二、日常会计业务处理
    主要包括输入、处理、输出、利用等方面的工作,其业务处理流程如下:
          输入工作   →   加工处理序列  →   输出工作   →   分析、利用
    输入: 将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机，生成一定格式的数据文件，存储在计算机磁盘介质上。
　　处理: 对计算机磁盘介质上存储的数据文件, 进行计算、分类、合并、传送等处理，生成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机磁盘介质上。
输出: 根据计算机磁盘介质上存储的凭证、账簿或报表数据文件, 在计算机屏幕或打印机上输出各种会计信息。
利用：在会计核算的基础上进一步分析利用，如：编制各种财务分析报告等。
　  三、月末处理
    会计期末，进行账账、账证、账实核对，并进行结转处理，最后进行结账。
                         对账 →   转账    →   结账  
    结账只能每月进行一次, 结账后不能再处理本月的业务。

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zhaoshuli77

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sigh

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topunion009

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