用友通账务处理及财务报表模块基本操作2系统初始化

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系统初始化
（一）概述
系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。
[例] 以“张伟”的身份注册进入Tong2005。
账套：888；会计年度：2005；操作日期：2005-01-01；用户名：001；密码：1。
操作步骤：
(1)        单击“开始”按钮，执行“所有程序→用友通→Tong2005→Tong2005”命令，打开“注册［总账］”对话框。
(2)        输入并选择数据。
账套“888 北京旭日科技有限责任公司”；会计年度“2005”；日期“2005-01-01”；用户明“[001]张伟”；密码“1”。
(3)        单击“确定”按钮，进入Tong2005。


（二）设置基础档案
设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中被选择引用。
1．设置部门档案
　　在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
[例] 设置部门档案。
部门编码：1  部门名称：管理部
操作步骤：
(1) 执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。
(2) 单击“增加”按钮。
(3) 输入数据。
部门编码：1；部门名称：管理部；
(4) 单击“保存”按钮。


2．设置职员档案
职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。
[例] 设置职员档案。
职员编号：101   职员名称：李同  所属部门：管理部
操作步骤：
(1) 执行“基础设置→机构设置→职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。
(2) 单击“增加”按钮。
(3) 输入数据。
职员编码：101；职员名称：李同；所属部门：管理部。
(4) 单击“退出”按钮。

提示：
• 输入一行职员档案信息，必须敲回车换行才能保存。
3．设置客户档案
企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。
[例] 设置客户档案。
客户编码        客户名称        客户简称        地址        邮政编码
001        北京志新小学        志新小学        北京市朝阳区开拓路1号        100011　
操作步骤：
(1) 执行“基础设置→往来单位→客户档案”命令，进入“客户档案”窗口。
(2) 单击选择“无分类”。
(3) 单击“增加”按钮，进入“客户档案卡片”对话框。
(4) 输入数据。
客户编码：001；客户名称：北京志新小学；客户简称：志新小学；地址：北京市朝阳区开拓路1号；邮政编码：100011。
(5) 单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

提示：
• 必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

4．设置供应商档案
企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。
[例] 设置供应商档案。
供应商编码        供应商名称        供应商简称        地址        邮编
001        北京力达有限公司        北京力达        北京市海淀区小营路5号        100022
操作步骤：
(1) 执行“基础设置→往来单位→供应商档案”命令，进入“供应商档案”窗口。
(2) 单击选择“无分类”。
(3) 单击“增加”按钮，进入“供应商档案卡片”对话框。
(4) 输入数据。
供应商编码：001；供应商名称：北京力达有限公司；供应商简称：北京力达；地址：北京市海淀区小营路5号；邮政编码：100022。
(5) 单击“保存”按钮。单击“退出”按钮。


5．设置外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。
[例] 设置外币及汇率。
币符：USD；币名：美元；固定汇率1：8. 5。
操作步骤：
(1) 执行“基础设置→财务→外币种类”命令，打开“外币设置”窗口。
(2) 输入数据。币符：USD；币名：美元。
(3) 单击“确认”按钮。
(5) 在“2005年1月的记账汇率”栏中输入8. 5，敲回车确认。


（三）设置会计科目
设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。
1．建立会计科目
在财务软件中，建立会计科目时, 输入的基本内容包括：会计科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。
若所用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可在建立账套时选择预置标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。
(1) 会计科目编码
    在手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式，但汉字名称难以反映出科目间的逻辑关系，同名科目也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算化下，必须对会计科目进行统一编码。
    科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总； 减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。
设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制； 明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。即：
本级科目全编码＝上一级科目全编码 ＋ 本级科目编码
由此可见, 每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样编码能够反映科目上下级之间的关系。
编码设计时必须注意，科目级长如设定为二位，在编码设计时，如果科目在十个以下，编码的十位数必须以“０”表示。
(2) 会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。
(3) 科目类型       
即按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定, 科目类型分为五大类,即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“１＝资产”，“２＝负债”，“３＝所有者权益”，“４＝成本”，“５＝损益”。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位保持一致。
(4) 账页格式
即会计核算的需要对会计账簿进行定义格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
(5) 辅助账设置
辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。
设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总；设置数量核算可以按指定的计量单位进行分类和汇总；设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总,即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入地按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况地管理提供了快速方便地辅助手段；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。
因此，对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在数据输入时, 系统根据辅助账标记的不同, 需要输入不同的附加内容。
辅助账标记要求设在最底层的科目上。辅助账一经定义并已使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。
[例]增加会计科目。
    科目编码：1001；科目名称：现金   科目类型：资产；科目性质：借方；辅助核算：日记账
操作步骤：
(1)        执行“基础设置→财务→会计科目”命令，打开“是否按行业预置会计科目”对话框。
(2)        单击“不预置”按钮，进入“会计科目”窗口。

(3)        单击“增加”按钮，进入“会计科目-新增”窗口。
(4)        输入科目相关内容。
    科目编码：1001；科目名称：现金 ；科目类型：资产；科目性质：借方；辅助核算：日记账。
(5)        单击“确定”按钮。

提示：
• 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。
• 科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。
• 由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。
2．修改和删除会计科目
如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能来完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。
修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则, 即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。
    修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(设为0), 才能修改或删除该科目。
科目一经使用, 即已输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能在科目下增设下级科目。
[例] 修改“银行存款-工行存款（100201）”会计科目。
操作步骤：
(1)        在“会计科目”窗口中，单击要修改的会计科目“100201 工行存款”。
(2)        单击“修改”按钮或双击该科目，进入“会计科目——修改”窗口。
(3)        单击“修改”按钮。
(4)        选中“日记账”、“银行账”复选框。
(5)        单击“确定”按钮。


3．指定会计科目
指定会计科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。
在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。
[例] 指定“现金”和“银行存款”会计科目。
操作步骤：
(1)        在“会计科目”窗口中，执行“编辑→指定科目”命令，进入“指定科目”窗口。
(2)        单击“现金总账科目”单选按钮。
(3)        单击选中“1001现金”科目。
(4)        单击“>”按钮，将“1001现金”科目由待选科目选入已选科目。
(5)        同理，将“1002银行存款”由待选科目选入已选科目。
(6)        单击“确认”按钮。

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