“协”和“同”如何完美的组合?
协同是一个很好的东西，但是怎么样将自己的优势发挥的同时又吸取别的企业软件的优点也是目前协同软件难于全面协同的一个棘手之处。面对着这么良好的机遇和目前的困难并存的局面，你准备好了吗？协同软件在这两年是一个关于信息化的被炒作得比较热的话题，它的生产厂商业趁机大肆宣扬，其供应商的数量更是早在去年就突破了500家的大关，但是这些所谓的协同软件的供应商的质量却良莠不齐，让企业无所适从。究其原因，是因为他们要么是将ERP的一部分功能简单升级，例如只是将原来的财务功能、人力资源功能等部分功能加强了模块的耦合性就宣称自己是协同厂商，要么就是只有将OA技术等改头换面，增加了对供应链的简单支持的功能也宣称自己是协同厂商，还有甚者只是想借协同的“东风”进行“草船借箭”，根本没有在协同软件的身上真正下功夫。这些所谓的协同软件的产商的鱼目混珠行为严重危害了协同软件的名声，使有些原本意于选择协同软件的企业对协同软件望而却步，给协同软件的产业的发展带来了不可估量的损失。那么什么是协同软件呢？
协同软件既是一个技术性的软件平台，也是一个管理思想型的工具实施平台。在这两个平台上，通过利用信息技术和网络通信设备，建立跨区域、跨地域甚至跨国度的一个协同工作环境，将一种创新的管理方法型的软件的实施，在此实施的过程中，处于不同地方的人们可以共同来完成一个项目，整个过程有利于各人充分发挥各自的优势，有利于充分高效地利用整体的资源，将企业的各种内外部资源进行无间隙的整合，实现信息的同步共享，以此达到迅速完成项目任务的目的，最终实现提高企业的反应能力。
具体来说，它既包括了“协”的因素又包含了“同”的思想，在“协”的方面具体表现如下：
第一、是管理思想和技术创新的和谐结合。协同软件是一个软件，是站在管理者的角度对供应链进行整合，将整个供应链的体系重新按照企业的需求进行规划，实现企业各个部门的模块化生产，达到使企业的资源能够与外部市场进行完美对接的目的，从而达到与别的企业和谐共处实现双赢。面对外部快速发展变化的市场，企业单单依靠自身的力量人工地面对外部的反应根本无法进行及时快速地调整，难免会有力不从心的感觉，但是对于那些具有共同利益的企业，通过协同软件的实施，可以共享各自的市场的信息、各个企业的管理思想、各个企业的管理部门之间的管理方法技术共享，达到共赢得目的。
第二、是人、制度、企业文化和谐发展的基石。协同软件的选择、实施、事后监督都离不开人的管理监督和维护，制度是实现协同软件的根本性的保证，是信息化实施的基础性的条件，良好的企业文化是实现协同软件的有力的促进者，在协同软件的实施的同时又可以促进企业文化的提升，人、制度、企业文化三者之间的完美的协作是信息化推行的重要的保证。
第三、是人、财、物、信息四大资源要素的通力协作。企业进行信息化，归根结底就是要改变企业的那种过去的简单的对人、财、物的关注，将信息作为一种稀缺性的资源来对待，在协同软件的这个平台上通过信息共用、信息共享的方式来实施自己的管理思想和管理理念，实现人、财、物、信息四大资源要素的协作，这种协作过程的实现使企业在信息的平台及时下将企业的人、财、物三大资源有机融合，达到和谐共处、共同努力经部的结果。
第四、是技术、管理、信息在协同软件的平台上摆脱信息孤岛效益的一种技术型协作。信息的孤岛效应极易使企业陷入一种信息独立、无法同时共享的状态，为了摆脱这种效应的存在，企业必须需找到一种新的方式来实现信息的有效沟通。这种沟通的实现是企业在保留企业现有业务模式的情况下通过对资源的全面整合搭建信息孤岛之间互通的桥梁。
在“同”的方面具体表现如下：
第一、企业内外部的信息同步。做为一种信息化的软件，协同软件与ERP软件最大的区别就在于企业可以及时地将信息传递给每一个需要这种资料的同事，这种模式的存在的好处就是信息的及时互通、数据共享、信息共有，在这样的信息的态势下，企业通过模块化的应用程序将每一个类似于机器零件的企业部门运用体系的思想连接起来及时传输信息。
第二、企业的各种资源进行共同享用。协同软件就是在及时通讯的基础上能将每一个企业能够利用的机会抓住，动用企业的现有资源和市场中的共有的信息资源，通过对这些资源的随时调动，达到企业对资源利用的最大化。
第三、企业的对内、对外的反应同时。做为供应链上的任何一个企业，对外界的信息的捕捉能力和对外部市场的反应能力都是考验企业能力的重要方面。过去的企业总是不能够及时地将外部信息转化为内部的动力，协同软件的出现恰好补充了这一点。在企业的内部通过及时的实时通讯系统联系企业内部的各个部门，对外通过与相互合作的企业的资源、信息的调用来实现对外部市场的高速反应机制。
第四、企业的效率提高导致利润同沾。不论运用什么样的软件的目的都是获得利润，协同软件也不例外，它的最明显的效果就在于在它能够明显地在企业进行一次性投资的基础上看到企业利润的快速提高，营销部门创造的利润中有协同的功劳，生产部门的效率提高产出更多的产品也有它的功劳，甚至后勤部门也有它的功劳的身影的出现。通过不同的企业的部门的利润的提高达到了整个企业的利润的提高，最终没有被协同软件纳入自己“势力范围”的部门也同样受益。总之，是一种利益共沾的体系。
协同软件就是基于这个“协”和“同”的基础的。这样的软件是适合于企业、适合于市场的软件。但是对于目前的中国国内的协同产品来说，只是基本上都达到或者是部分具备了以上的功能目标和功能思想，总体说来，目前国内的协同软件主要有下面的几点不足：
第一、片面追求功能的强大，忽视了管理思想和观念的意识。在目前国产的协同软件之中，有些产品只是追求平台化，结果像一个平台化软件产品；有些产品强调技术化，结果产品像是办公自动化的升级产品；有些产品功能不完善，安装调试非常麻烦，给用户带来了极大的不便；……这些都是片面强调自己厂商的特长而忽视整个用户企业全面协调发展的思想的产物，这些协同产品没有真正地将这些产品的功能为企业量身定做，而是一味从自己的企业的技术能力和思维能力出发，没有兼顾用户的方便实用的原则，没有真正地将用户的真实需求放在第一的位置，是一种对用户不负责任的产品；
第二、衔接兼容性差，可扩展性不强，自定义部门的素质不高，各个连接部门之间的耦合性弱。企业的协同只是顾及到了通讯协调的及时性、共享性、互通性，对这一部分功能没有加以重视，对人性化的重视程度不够。例如，笔者比较喜欢用QQ（因为它是老牌的聊天工具，功能也比较完善），但是对于QQRTX几乎没有协同厂商将它视作可以扩展性的功能模块，为它增加可扩展的模块借口，也许这种现象与协同软件的才开始刚刚起步的发展阶段有关，但是这些致命的硬伤的存在是严重影响协同软件在用户心中的形象的，有相当一部分用户就会因为这个原因转而投向可替代性的、功能比较成熟的CRM、ERP等软件；
第三、费用因素也是制约协同软件发展的一个重要的因素。由于推行一套新的高投入的系统需要企业投入相当多的资金和人力的支持，在这一方面上迅速开发出高收益、多样化、低成本的协同软件是协同厂商应该大力做的事情；
第四、安全风险因素的制约。协同软件是基于Internet的一个软件系统，面对着互联网日益泛滥的黑客、木马、病毒的冲击，安全性日益成为企业关注的要点，协同软件在这一方面还是要做足功夫。例如，在2006年的enet.com推出的一些协同软件试用的软件之中，有一些软件需要关闭防火墙才可以运行，面对着这样的“协同”技术，企业能够放心吗？要知道，企业可不想与黑客“协同”啊！
协同是一个很好的东西，但是怎么样将自己的优势发挥的同时又吸取别的企业软件的优点也是目前协同软件难于全面协同的一个棘手之处。面对着这么良好的机遇和目前的困难并存的局面，你准备好了吗？
文章来源于：eNet硅谷动力 作者：杨志辉
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